Adaptation de la vie statutaire en période de confinement

VoteLa période historique que nous vivons amène les associations à faire évoluer leur pratiques en matière de consultation des adhérents et de fonctionnement des instances.

Afin de faire perdurer la gouvernance démocratique au sein des associations en période de confinement, le Gouvernement a adopté des mesures d’urgence.

Vous deviez tenir un Conseil d’administration ou une Assemblée générale ? Vous envisagez de le faire prochainement ? Voici quelques points de repère.

Les réunions des instances d’administration ou de direction des associations

Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, les membres de l’organe d’administration ou de direction d’une association peuvent se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective.

Ils peuvent aussi se réunir de la même manière, même si les statuts ou le règlement intérieur ont interdit cette possibilité.

Ces moyens doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Les associations pourront aussi tenir leur conseil par simple procédure écrite entre les membres. La mesure s’applique également à toutes les délibérations, même celles portant sur les comptes annuels. Les prises de décisions peuvent être validées par écrit.

Les réunions de l’assemblée des membres des associations

La même ordonnance dispose que, par principe, sur décision de l’instance d’administration ou de direction ou du représentant légal agissant sur délégation, les assemblées des associations peuvent se tenir sans que les membres de ces assemblées ne participent physiquement à la séance.

Dès lors, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, les membres de ces assemblées peuvent se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ils peuvent aussi être réunis de la même manière même si les statuts ou le règlement intérieur ont interdit cette possibilité.

Ces moyens doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

La mesure s’applique à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels.

Attention : les associations ne pourront pas faire d’assemblée générale par une simple consultation écrite des membres.

Les documents adressés pour les réunions des instances des membres des associations

L’ordonnance d’application prévoit que les documents obligatoires peuvent être valablement communiqués par mail à la condition que vous possédiez les adresses mails des membres concernés. Tout membre qui demande que les dirigeants lui adressent ou lui communiquent un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée générale doit indiquer son adresse électronique dans sa demande de manière à ce que la communication soit valablement effectuée.

Chaque association doit être garante de la continuité des débats. Elle doit assurer des débats de qualité. Il convient donc à chacun d’être vigilant quant au choix des outils de communication qui seront utilisés.

Plus d’informations législatives : https://www.associations.gouv.fr/les-ordonnances-prises-en-application-de-la-loi-d-urgence-covid-19.html

Fiche pratique sur les outils de travail collaboratif : cliquer ici

Vous trouverez en ligne un petit guide de survie des associations en période de confinement réalisé sous la direction de l’association Kogito : https://fr.calameo.com/read/004606316cb7b88af2233